Si hay algo que puede afectar severamente a un negocio son los robos y actos delictivos a los que lamentablemente se está expuesto en todo momento.
Muchos expertos en seguridad incluso han llegado a concluir que la mayor vulnerabilidad en las empresas esta justamente dentro de ellas. Es muy alto el porcentaje de robos y estafas que se orquestan en lo interno y por tanto tu plan de negocios debería contemplar una estrategia de seguridad dentro del presupuesto de gastos.
El punto de partida para hablar de seguridad es convencer a la persona más importante de la organización y es justamente el propietario, gerente o directores. ¿Porqué? Por dos importantes razones:
2. Porque los costos de seguridad pueden ser tan altos como el nivel de protección que se desea.
De allí que entonces debemos estar muy claros de la importancia de implementar medidas y estrategias de seguridad de bajo costo que protejan su negocio sin exceder los límites de presupuesto.
El segundo aspecto importante es tener claro cuáles son las áreas que debes proteger contra ataques y atentados y de acuerdo a los estudios, los principales son:
- Seguridad Exterior
- Seguridad Interna
- Seguridad Informática
Desde luego, además de destinar cierto presupuesto a seguridad (entre un 10% y un 20%), puedes observar una serie de medidas y hábitos que te ayudarán a reducir la posibilidad de riesgos y ahorrarte mucho dinero en sistemas de protección:
1. Selecciona personal confiable. Optimiza tus procesos de selección y recursos humanos para contratar personas solventes y que carezcan en lo posible de problemas financieros para reducir la posibilidad de tentaciones dentro de tu empresa. Los estudios socio-económicos son muy fiables y ayudan especialmente cuando los contratos son para puestos donde tengan que manejar dinero.
2. Establece mecanismos de identificación. Provee a tus empleados de carnets con fotografía, códigos de identidad, claves y usuarios personalizadas en los sistemas y en general cualquier mecanismo que permita establecer en todo momento, quien es responsable de cada cosa dentro de la empresa así como las horas de entrada y salida de cada persona. Esto puede sonar engorroso pero es indispensable para poder demandar responsabilidad en todo momento.
3. Implementa mecanismos de auditoría. Una auditoría sencilla pero efectiva consiste en verificar regularmente de forma aleatoria y sorpresiva, que tu personal este cumpliendo ordenadamente con sus responsabilidades. Consiste en solicitar que te muestren documentación importante como recibos, facturas y cajas chicas totalmente cuadradas y al día. Este control te permitirá detectar posibles acciones sospechosas o anómalas y tomar medidas de prevención antes de que ocurra un evento.
4. Se muy celoso con la información. La información es uno de los activos más importantes de tu negocio. No permitas que cualquiera tenga acceso abierto a toda clase de datos como clientes, productos, inventarios y precios. Y mucho menos información financiera y bancaria. Se muy celoso y selectivo y permite que solamente unas pocas personas de tu confianza puedan tener accesos.
5. Utiliza mecanismos de control formales. Muchos negocios en su afán de reducir costos utilizan mecanismos informales de contabilidad que muchas veces están totalmente a discreción de empleados propiciando la posibilidad de alterar los sistemas y reportar menos facturación de la real. Una buena inversión que te ayudará a tener más control es invertir en sistemas automatizados de control como un sistemas de software de inventarios y bodega. Unifile Software
6. Entrena a tu personal contra eventos delictivos. Nunca está de más capacitar a tu personal sobre cómo actuar en casos de situaciones críticas o bien prevenir posibles atentados como robos y asaltos. Un empleado mejor capacitado puede hacer la diferencia en bien de reducir las pérdidas por esta clase de situaciones.
7. Protege tus vehículos con sistemas satelitales. Uno de los mejores mecanismos para reducir los atentados contra tus vehículos de transporte de mercancía es instalando sistemas de localización satelital. Estos no solamente son muy efectivos en el tema de localización sino que también te pueden ayudar a tomar decisiones mas rápidas y efectivas al momento de un evento real que atente contra la vida de tus colaboradores y de tus medios de transporte. Los costos de estos sistemas no son bajos pero si han tendido a ser cada vez más accesibles. Y asegúrate que tenga un sticker muy visible que diga "Vehículo protegido y monitoreado por sistema satelital".
8. Invierta en seguridad Informática. La seguridad de los sistemas es cada vez más importante ya que muchos fraudes pueden ser perpetrados desde la red (interna o externamente). Asesorarse e implementar ciertas acciones mínimas como la adquisición de un buen firewall, antivirus o bien hábitos regulares de cambios de contraseñas y sacar copias de respaldo reducirán las posibilidades de riesgo.
9. Considere los sistemas electrónicos de vigilancia. Si tu presupuesto lo permite o las necesidades lo demandan, puedes instalar un sistema de cámaras de vigilancia que te permitan monitorear tanto los movimientos de los clientes dentro de tu negocio, como las acciones de tus empleados. Algunos sistemas pueden ser muy funcionales con una o dos cámaras e incluso existen sistemas que te permiten el monitoreo remoto desde Internet ya sea en tu casa o desde cualquier parte.
10. Invierte en un seguro. Otra de las alternativas útiles para tu negocio es la adquisición de un seguro. Los seguros pueden ser mucho menos costosos de lo que puedes pensar y ser muy útiles al momento de la recuperación de tus activos. Considera un seguro contra robos, incendios o destrucción total o parcial de tu patrimonio.
11. Refuerza la seguridad en tu local u oficina. Pensar estratégicamente en protección significa determinar los posibles puntos débiles por donde un delincuente podría intentar entrar a tus instalaciones. En ese sentido, refuerza tus puertas principales y ventanas con acceso a la calle con materiales más resistentes o cerraduras más seguras. Instala un sistema de seguridad de alarma que permita la detección temprana de un intruso y evitar así robos en grandes proporciones que afecten tu bolsillo y tus operaciones.
12. Instala luces automáticas. Las luces de seguridad automáticas colocadas en pasillos, patios y oficinas pueden ser muy útiles para alejar a los intrusos. Estos sistemas son muy económicos y no te tomará mas allá de unos 30 minutos la instalación. Solo requieren de un punto eléctrico.
Otras recomendaciones.
Esté siempre atento a comportamientos extraños de parte de sus empleados que puedan denotar actividad sospechosa como:
- Entradas y salidas fuera de horario.
- Documentos alterados
- Pequeños faltantes en caja (robos hormiga)
- Utilización de mochilas o bolsas al momento de entrar o salir de la empresa.
Acciones recomendadas en caso de ser víctima de un evento delictivo
Finalmente, si con todo usted o su negocio han sido víctimas de robo, y asalto. O bien si usted detecta alguna actividad fraudulenta dentro de su empresa, observe siempre estas acciones:
1. Mantenga la calma
2. Informe de inmediato con la policía, ellos sabrán cómo proceder
3. Evite defenderse o reaccionar violentamente contra asaltantes o ladrones. ¡Su vida y la de sus colaboradores en más valiosa!
4. Evite tocar objetos de su local si se presume presencia delincuencial
5. Haga una denuncia formal de lo ocurrido
6. Evalué la situación y refuerce sus medidas de seguridad en general
Desde luego, como menciono al inicio el límite en términos de seguridad solo lo define el presupuesto. La contratación de guardias de seguridad, Cámaras de vigilancia, Sistemas de alarmas, GPS, Sistemas de traslado y resguardo de efectivo y otras medidas más sofisticadas son siempre buenas y no están de más.
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